Aktualny wykaz adresów przypisanych do poszczególnych administracji i administratorów wraz danymi kontaktowymi znajduje się w zakładce "Rejony".
Kierownicy Oddziałów terenowych tzn. Administracji Domów Mieszkalnych podlegają bezpośrednio Z-cy Dyrektora d/s techniczno-eksploatacyjnych oraz pośrednio Głównemu Księgowemu w zakresie spraw finansowych. Kierownicy są bezpośrednimi przełożonymi pracowników zatrudnionych w Oddziałach. Realizują swoje obowiązki w oparciu o obowiązujące przepisy prawne oraz wewnętrzne regulaminy, zarządzenia, wytyczne, itp.
Do zakresu obowiązków kierownika Oddziału należy:
- zapewnienie prawidłowego i terminowego wykonywania zadań Oddziału wynikających z niniejszego regulaminu,
- organizowanie stanowisk pracy, usprawnianie metod i form pracy podległych pracowników,
- ustalanie zakresów czynności i odpowiedzialności oraz udzielanie wytycznych i wskazówek podległym pracownikom,
- dbałość o przestrzeganie regulaminu pracy i innych przepisów prawa obowiązujących na stanowisku pracy,
- zabezpieczenie realizacji zadań planowych, racjonalne wykorzystanie posiadanych w dyspozycji sił i środków,
- sprawowanie bieżącego nadzoru nad czynnościami i terminowym załatwianiem spraw,
- organizowanie i sprawowanie kontroli wewnętrznej,
- prowadzenie rejestru skarg i wniosków mieszkańców oraz terminowe i obiektywne ich załatwianie,
- prowadzenie i aktualizacja zbioru obowiązujących przepisów prawnych oraz ich upowszechnianie wśród pracowników,
- dbałość o powierzone mienie, bezpieczeństwo systemów informatycznych i danych osobowych,
- doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością,
- odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie Oddziału,
Kierownik ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną i materialną za zaniedbania wynikające z braku nadzoru i kontroli nad pracą podległych pracowników. Kierownik odpowiada karnie, cywilnie bądź łącznie w przypadku popełnienia przez siebie czynu przestępczego lub popełnienia takiego czynu przez podległych pracowników, jeżeli przez swoje zaniedbanie w zakresie kontroli umożliwił ich popełnienie.
ZAKRES DZIAŁANIA ADMINISTRACJI DOMÓW MIESZKALNYCH
ADM posiada dokładną znajomość administrowanego terenu, budowli oraz właściwego użytkowania budynków i lokali.
Całokształt spraw prowadzonych przez Administrację ma na celu właściwą obsługę mieszkańców, utrzymanie budynków i ich urządzeń w należytym stanie technicznym oraz zapewnienie prawidłowego stanu sanitarno-porządkowego nieruchomości /posesji/.
W zakresie technicznej ochrony substancji mieszkaniowej, utrzymania budynków i ich urządzeń w należytym stanie technicznym:
- prowadzi i przechowuje dokumentację techniczną administrowanych budynków (książki budynków, karty inwentaryzacyjne, dokumentację techniczną, protokoły odbioru, przeglądów itp.),
- prowadzi kontrole okresowe stanu technicznego budynków,
- prowadzi przeglądy stanu sprawności technicznej całego obiektu,
- dokonuje badań doraźnych w wyniku zawiadomień pisemnych, ustnych, telefonicznych o wystąpieniu uszkodzenia, awarii,
- ustala potrzeby remontowe, ich klasyfikację i kolejność na podstawie kontroli i przeglądów okresowych oraz decyzji organu państwowego nadzoru budowlanego; zapewnia opracowanie niezbędnej dokumentacji technicznej i ekspertyz,
- opracowuje dokumenty związane z procedurą zamówień publicznych w zakresie remontów, usług,
- zapewnia nadzór techniczny i inwestorski nad remontami,
- dokonuje odbioru wykonanych prac remontowych i usług w ramach zawartych umów pod względem jakości i ilości, sprawdza kosztorysy powykonawcze oraz faktury pod względem merytorycznym, rachunkowym i rzeczowym, nalicza kary umowne,
- opiniuje pod względem technicznym i prowadzi całokształt spraw związanych ze zmianą funkcji pomieszczeń, lokali i budynków,
- zabezpiecza instalacje i urządzenia przed skutkami oddziaływania warunków atmosferycznych,
- usuwa zagrożenia bezpieczeństwa życia i zdrowia mieszkańców oraz innych osób na skutek uszkodzeń elementów budynków lub wadliwego działania instalacji i urządzeń,
- zabezpiecza przed zniszczeniem lokale i budynki niezagospodarowane,
- zawiadamia niezwłocznie kierownictwo zakładu i władzę budowlaną w przypadku stwierdzenia, że stan budynku zagraża bezpieczeństwu mieszkańców; po otrzymaniu orzeczenia od władz budowlanych natychmiast przystępuje do jego realizacji,
W zakresie działalności eksploatacyjnej i użytkowania budynków:
- przyjmuje w administrację i zarządzanie nieruchomości (budynki, urządzenia itp.), zawiera umowy najmu lokali w oparciu o decyzje administracyjne, sporządza protokoły zdawczo-odbiorcze,
- prowadzi pełną ewidencję administrowanych zasobów (budynki, lokale mieszkalne, lokale użytkowe itp.) oraz czuwa nad pełnym i prawidłowym ic h wykorzystaniem,
- prowadzi pełną ewidencję terenów zielonych, ogrodów przydomowych, umów dzierżawnych i opłat; dokonuje bieżącej konserwacji i czuwa nad prawidłową ich eksploatacją,
- prowadzi pełną ewidencję powierzchni sprzątanej; zabezpiecza utrzymanie właściwego stanu sanitarno-porządkowego,
- ustala wymiar czynszu oraz opłat za świadczenia wynikające z umowy najmu i innych umów (dzierżawa terenu, opłata za psy itp.),
- opiniuje wnioski mieszkańców o przyznanie pieniężnych dodatków mieszkaniowych,
- opiniuje wnioski meldunkowe i prowadzi ewidencję w tym zakresie dla potrzeb ADM,
- współpracuje z organami samorządowymi w zakresie gospodarki lokalami,
- zawiera umowy na usługi i media (woda, ciepło, śmieci itp.), kontroluje ich realizację i rozliczenie w oparciu o prowadzoną dokumentację,
- załatwia wnioski, skargi i zażalenia mieszkańców dot. zagadnień eksploatacji i użytkowania nieruchomości,
- czuwa nad bezpieczeństwem p.poż. i ubezpieczeniem budynków; sprawuje nadzór nad przestrzeganiem przez mieszkańców regulaminu porządku domowego,
- współpracuje z obroną cywilną zakładu w zakresie OTK,
W zakresie Wspólnot Mieszkaniowych:
- przyjmuje w zarządzanie nieruchomości, lokale,
- kieruje sprawami Wspólnoty Mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz wstosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami,
- reprezentuje właściciela mieszkań komunalnych (gminę) na zebraniach wspólnot mieszkaniowych na podstawie udzielonego pełnomocnictwa,
- prowadzi dla każdej Wspólnoty Mieszkaniowej odrębną księgowość finansową oraz rachunek bankowy,
- zwołuje zebrania ogółu właścicieli, co najmniej raz w roku nie później niż w pierwszym kwartale, na którym składa roczne sprawozdanie ze swej działalności, rozliczenie z pobranej zaliczki na fundusz remontowy, przedkłada projekt rocznego planu gospodarczego wraz z projektem uchwały, przedkłada kalkulację wysokości zaliczki na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną,
- na podstawie sprawozdania i oceny pracy zarządu zostaje podjęta uchwała w przedmiocie udzielenia absolutorium zarządowi.
W zakresie działalności finansowo-księgowej:
- przestrzega dyscypliny finansowej w ramach przyznanych limitów na realizację planu remontów, konserwację i działalność eksploatacyjną,
- prowadzi odrębny rachunek bankowy,
- opracowuje plan rzeczowo-finansowy i przekazuje go do zatwierdzenia dyrektorowi zakładu,
- prowadzi analizy okresowe w zakresie realizacji planu, sprzedaży, kosztów, strat, zysków itp.,
- prowadzi ewidencję środków trwałych i innych,
- prowadzi ewidencję i bieżącą windykację należności czynszowych, rozliczenia finansowe wynikające z zawartych umów i obowiązujących przepisów,
- prowadzi obowiązującą sprawozdawczość finansowo-księgową oraz przechowuje dokumenty źródłowe.
|